L'essentiel en deux phrases
Conservez vos factures dix ans. C'est la durée imposée par les obligations comptables, plus longue que le délai fiscal de six ans — en retenant dix ans, vous êtes couvert dans tous les cas.
Les durées par type de document
| Document | Durée | Base |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Livres et registres comptables | 10 ans | Art. L123-22 Code de commerce |
| Pièces justificatives fiscales | 6 ans | Art. L102 B du LPF |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Prescription de droit commun |
| Documents bancaires | 5 ans | |
| Bulletins de paie (si salariés) | 5 ans | |
| Déclarations sociales | 3 ans | |
| Statuts et documents de société | 5 ans après radiation |
Les deux durées qui comptent pour un indépendant sont 10 ans pour les factures et 6 ans pour ce qui relève strictement du contrôle fiscal. Retenez dix.
Le point de départ est la clôture de l'exercice concerné, pas la date de la facture.
Papier ou numérique ?
Les deux sont admis. Vous n'êtes pas tenu de conserver un original papier si vous disposez d'une copie conforme.
Une facture nativement électronique se conserve sous sa forme électronique, avec les garanties d'authenticité et d'intégrité qui l'accompagnent.
Une facture reçue en papier peut être numérisée et conservée uniquement sous forme numérique, à condition que la copie soit fidèle et durable au sens de l'arrêté du 22 mars 2017 :
- Reproduction à l'identique, sans perte ni retouche, image couleur conservée
- Format PDF ou PDF A/3
- Assortie d'au moins un de ces dispositifs : cachet serveur, empreinte numérique, signature électronique, ou toute trace documentée garantissant l'intégrité
- Horodatage de l'opération de numérisation
Si ces conditions ne sont pas réunies, conservez l'original papier.
L'impact de la facturation électronique
Depuis le 1er septembre 2026, la réception de factures électroniques via une plateforme agréée est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. L'émission suivra au 1er septembre 2027 pour les micro-entreprises.
Ce que ça change pour la conservation :
- Les factures transitant par une plateforme agréée y sont archivées avec les garanties requises
- Les plateformes proposent généralement un archivage à valeur probante sur la durée légale
- Attention au point de vigilance : si vous changez de plateforme ou cessez votre activité, assurez-vous de pouvoir récupérer l'intégralité de vos archives. Vérifiez ce point avant de vous engager, c'est rarement mis en avant commercialement.
→ Facturation électronique : où en est-on
Ce que vous risquez sans justificatifs
En cas de contrôle, l'absence de pièces justificatives peut conduire au rejet de la comptabilité et à une taxation d'office, où l'administration reconstitue elle-même votre chiffre d'affaires.
Pour une micro-entreprise, le risque le plus concret porte sur le livre des recettes : c'est une obligation légale, et son absence ou son caractère incomplet est le premier point vérifié.
Sur un litige commercial, l'absence de facture vous prive par ailleurs de toute preuve de créance.
Bonnes pratiques
Sauvegardez ailleurs que sur un seul disque. Un disque dur qui lâche emporte dix ans d'archives. Une sauvegarde cloud ou un second support est indispensable.
Nommez vos fichiers de façon exploitable. Un format du type 2026-09-12_CLIENT_FA2026-087.pdf reste lisible dans huit ans. Un fichier nommé « facture.pdf » ne l'est pas.
Exportez avant de résilier un abonnement. Le jour où vous changez de logiciel de facturation, exportez tout au format PDF et au format tableur. C'est l'erreur classique : découvrir qu'on n'a plus accès à ses données trois mois après avoir arrêté de payer.
Conservez aussi ce qui n'est pas une facture. Devis signés, PV de réception, correspondances importantes : ce sont ces pièces qui font la différence dans un litige.
Questions fréquentes
Dois-je conserver les devis non acceptés ?
Aucune obligation, mais c'est utile pour retracer une négociation. Cinq ans est un bon compromis.
Et les factures d'achat pour lesquelles je ne récupère pas la TVA ?
Même durée. Le régime micro ne dispense pas de justifier ses dépenses en cas de contrôle.
Que faire des archives quand j'arrête mon activité ?
L'obligation de conservation vous suit personnellement après la radiation. Conservez-les sur la durée restant à courir.
Une photo de facture prise au téléphone est-elle valable ?
Généralement non : une photo ne remplit pas les conditions de fidélité et de durabilité de l'arrêté de 2017. Utilisez un vrai scan ou une application produisant un PDF conforme.
Puis-je tout détruire au bout de dix ans ?
Oui pour les factures. Vérifiez qu'aucun litige en cours ne porte sur la période avant destruction.
